Steigende Flugpreise: Wie Travel Manager die Kosten für Geschäftsreisen unter Kontrolle halten

Steigende Treibstoffkosten, Kapazitätsengpässe und Änderungen im Flugbetrieb setzen die Flugpreise weiterhin unter Druck. Für Unternehmen mit regelmäßigen Geschäftsreisen bedeutet dies höhere durchschnittliche Reisekosten, mehr Druck auf die Reisebudgets und die dringende Notwendigkeit, Buchungsverhalten, Policy Compliance und die Total Trip Cost aktiv zu steuern.

Laut Marjan van Vliet, Head of Account Management bei ATPI Benelux, konzentrieren sich Travel Manager nun verstärkt darauf, die Kontrolle zu gewinnen – nicht nur über die Kosten, sondern auch über die Verfügbarkeit, die Reiserichtlinien und die gesamte Traveller Experience.

Für viele Organisationen bleibt das Fliegen unerlässlich, insbesondere im internationalen Geschäft. Gleichzeitig können sich Tarife schnell ändern, Verfügbarkeiten sind oft begrenzt und Reisende erwarten dennoch Flexibilität und Komfort. Travel Manager müssen daher die Kostenkontrolle mit der Compliance und den praktischen Bedürfnissen ihrer Reisenden in Einklang bringen.

Höhere Ausgaben ohne Anstieg der Reisetätigkeit

„In der Vergangenheit drehten sich viele Kundengespräche um Service, Richtlinien oder die Optimierung des Reiseprogramms. Heute fragen Kunden immer öfter, warum dieselbe Journey mehr kostet als früher“, erklärt Marjan.

Wichtig ist: Höhere Ausgaben bedeuten nicht zwangsläufig, dass die Mitarbeiter häufiger reisen.

Die Analyse von ATPI, die den Zeitraum von Januar bis Juni 2026 mit dem Vorjahreszeitraum vergleicht, zeigt, dass die Ausgaben in einigen Bereichen je nach Route um rund 15 % gestiegen sind. Dies deutet darauf hin, dass der Druck auf bestimmten Strecken eher durch höhere Durchschnittskosten pro Journey als durch eine höhere Reisefrequenz der Mitarbeiter entsteht.

Mehr als nur Treibstoffpreise

Der Treibstoff bleibt ein wichtiger Faktor bei der Preisgestaltung der Fluggesellschaften, ist aber nur ein Teil des Gesamtbildes.

Fluggesellschaften haben zudem mit begrenzter Flugzeugverfügbarkeit, Verzögerungen bei der Auslieferung neuer Maschinen und hohen Auslastungsgraden zu kämpfen. Gleichzeitig stellt ATPI im Vergleich zum Vorjahr eine gestiegene Nachfrage nach Premium Economy fest, was ebenfalls die durchschnittlichen Reisekosten beeinflussen kann.

Routenstörungen und temporäre Luftraumsperrungen sorgen für zusätzliche Komplexität. Wenn Fluggesellschaften Flüge umleiten müssen, verlängern sich die Journeys, was den Treibstoffverbrauch und die Betriebskosten erhöht.

Für Organisationen sind die Auswirkungen klar: Reisebudgets geraten schneller unter Druck, selbst wenn die Mitarbeiter nicht häufiger reisen.

Für Travel Manager geht es daher weniger darum, jede Preisbewegung vorherzusagen, sondern vielmehr darum, zu wissen, welche Hebel sie noch beeinflussen können.

Managed Travel bedeutet Transparenz und Kontrolle

Managed Travel-Programme und ausgehandelte Airline-Agreements bieten nach wie vor wichtige Vorteile, doch ihr Wert geht weit über die Sicherung eines Rabatts auf ein einzelnes Ticket hinaus.

Viele Tarife enthalten variable Komponenten wie Treibstoffzuschläge, während günstigere Buchungsklassen bei sich ändernder Verfügbarkeit schnell verschwinden können. Ein ausgehandelter Tarif kann eine Organisation daher nicht vollständig vor sich ändernden Marktbedingungen schützen.

„Der wahre Wert eines Managed Travel-Programms liegt zunehmend in der Transparenz und Kontrolle“, sagt Marjan. „Man sieht, wo Kosten entstehen, ob die Reiserichtlinien eingehalten werden und wo Anpassungen vorgenommen werden können.“

Zuverlässige Reisedaten ermöglichen es Organisationen, über eine einzelne teure Buchung hinauszublicken und umfassendere Muster in ihrem Reiseprogramm zu identifizieren.

Das Buchungsverhalten macht den Unterschied

Obwohl Travel Manager die Flugpreise nicht kontrollieren können, können sie beeinflussen, wie ihre Organisation darauf reagiert.

Eine möglichst frühzeitige Buchung bleibt eine der deutlichsten Chancen. Last-Minute-Buchungen sollten kritisch geprüft werden, insbesondere wenn langwierige interne Genehmigungsprozesse den Kauf verzögern. Flugpreise können sich innerhalb von Stunden ändern, sodass der ursprüngliche Tarif nach Erteilung der Genehmigung möglicherweise nicht mehr verfügbar ist.

Klare Richtlinien für zulässige Reiseklassen können ebenfalls helfen. In manchen Fällen bietet die Wahl eines alternativen Flughafens, einer anderen Fluggesellschaft oder einer Umsteigeverbindung ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis, ohne den Komfort für den Reisenden erheblich zu beeinträchtigen.

Wie Marjan betont, ist das Ziel nicht, notwendige Reisen zu reduzieren, sondern smarter zu reisen.

Organisationen kombinieren zudem immer häufiger mehrere Meetings oder Termine in einer einzigen Journey, was sowohl zur Kosteneffizienz als auch zu den Nachhaltigkeitszielen beitragen kann.

Blicken Sie über den Ticketpreis hinaus

Travel Manager müssen auch berücksichtigen, wie sich die Preisgestaltung der Fluggesellschaften selbst verändert.

Der ursprüngliche Tarif stellt nicht immer die Gesamtkosten einer Reise dar. Je nach Fluggesellschaft und Tarifart können zusätzliche Leistungen wie Sitzplatzwahl, Gepäck, Lounge-Zugang oder Onboard-Produkte den endgültigen Zahlbetrag erhöhen.

Für geschäftliche Reiseprogramme wird es daher immer wichtiger, die Total Trip Cost zu betrachten, anstatt Optionen lediglich auf Basis des reinen Ticketpreises zu vergleichen.

Die Kontrolle behalten für den Rest des Jahres 2026

Marjan erwartet, dass die Flugpreise für den Rest des Jahres 2026 relativ hoch und volatil bleiben werden. Das bedeutet nicht, dass jede Route kontinuierlich teurer wird, aber Kapazitäten, Treibstoffkosten, Betriebsausgaben und sich ändernde Routenverfügbarkeiten werden die Preise voraussichtlich in Bewegung halten.

Ihr Rat an Travel Manager ist eindeutig: Warten Sie nicht darauf, dass der Markt zu seinem alten Zustand zurückkehrt.

Stattdessen sollten Organisationen ihre Programme aktiv durch Daten, aktuelle Reiserichtlinien und das Buchungsverhalten steuern.

„Blicken Sie über den Preis eines einzelnen Tickets hinaus“, schließt Marjan. „Wo wird gebucht? Wann wird gebucht? Werden die Reiserichtlinien eingehalten?“

Letztendlich liegt die größte Chance nicht in einer einzelnen Ersparnis, sondern in der kontinuierlichen Kontrolle über das gesamte Reiseprogramm: zu verstehen, wo Kosten entstehen, das Buchungsverhalten zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen, bevor die Budgets weiter unter Druck geraten.